Externer Datenschutzbeauftragter: Rechtssicher und flexibel
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Datenschutz ist Vertrauenssache – der Datenschutzbeauftragte ist an Ihrer Seite
In einer zunehmend digitalisierten Welt ist der Schutz personenbezogener Daten nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Zeichen unternehmerischer Verantwortung. Ein externer Datenschutzbeauftragte unterstützt Unternehmen, Vereine und öffentliche Stellen dabei, den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gerecht zu werden – kompetent, unabhängig und praxisnah.
Externer Datenschutzbeauftragter: Aufgaben, Pflichten und Vorteile
Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine unabhängige, nicht zum Unternehmen gehörende Fachperson oder Organisation, die beauftragt wird, die Einhaltung der Datenschutzgesetze – insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) – sicherzustellen. Dabei übernimmt die externe Fachkraft dieselben Aufgaben wie ein interner Datenschutzbeauftragter, jedoch auf Vertragsbasis und ohne direkte Einbindung ins Unternehmen.
Warum Sie einen Datenschutzbeauftragten brauchen
Gemäß Artikel 37 DSGVO sind viele Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen – insbesondere wenn regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten verarbeitet werden oder wenn besondere Kategorien von Daten betroffen sind.
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Ihre Vorteile mit einem externen Datenschutzbeauftragten:
- Rechtssicherheit: Der Datenschutzbeauftragte sorgt für DSGVO- und BDSG-konforme Prozesse.
- Kosteneffizienz: Kein interner Schulungsaufwand, keine laufenden Personalkosten.
- Neutralität & Erfahrung: Objektive Beratung durch geprüfte Experten.
- Risikominimierung: Schutz vor Abmahnungen, Bußgeldern und Imageverlust.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich?
Die Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ergibt sich aus Art. 37 DSGVO sowie § 38 BDSG-neu. Ein Unternehmen muss einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn:
- die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten liegt (z. B. Gesundheitsdaten, Kundenverhalten),
- regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. durch Überwachung),
- mehr als 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt sind,
- besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (z. B. Ethnie, Religion, Gesundheitsdaten),
- Datenverarbeitung im Auftrag erfolgt (z. B. als Dienstleister).
Dabei kann die Benennung sowohl intern als auch extern erfolgen – je nach Ressourcen, Know-how und Unternehmensstruktur.
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Externer Datenschutzbeauftragter vs. interner Datenschutzbeauftragter
| Merkmal | Interner DSB | Externer DSB |
|---|---|---|
| Anstellung | Mitarbeitender im Unternehmen | Externe Fachkraft oder Firma |
| Kosten | Fixkosten, Schulung, Fortbildung | Planbare, oft geringere Kosten |
| Fachkenntnisse | Müssen regelmäßig aktualisiert werden | In der Regel bereits zertifiziert |
| Unabhängigkeit | Potenziell eingeschränkt | Juristisch & organisatorisch unabhängig |
| Kündigungsschutz | Besondere Schutzrechte | Kein besonderer Kündigungsschutz |
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet sich vor allem dann an, wenn intern keine ausreichend qualifizierte Person verfügbar ist oder die Anforderungen zu komplex sind.
Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten sind in Art. 39 DSGVO definiert und umfassen unter anderem:
- Beratung hinsichtlich datenschutzrechtlicher Pflichten
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und weiterer Datenschutzvorschriften
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Überprüfung von Prozessen und Datenflüssen im Unternehmen
- Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
- Anlaufstelle für Betroffene sowie für Aufsichtsbehörden
- Erstellung und Pflege von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten
- Bewertung von Dienstleistern und Verträgen zur Auftragsverarbeitung (AV-Verträge)
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Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten bietet zahlreiche Vorteile:
- ✅ Kostentransparenz: Feste Monatspauschalen ohne Nebenkosten
- ✅ Hohe Fachkompetenz: Zugriff auf spezialisiertes Datenschutzwissen
- ✅ Rechtssicherheit: Minimierung von Haftungs- und Bußgeldrisiken
- ✅ Unabhängigkeit: Objektive Prüfung unternehmensinterner Prozesse
- ✅ Flexibilität: Kein Kündigungsschutz, einfache Vertragsbeendigung
Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie für Organisationen mit komplexen Datenverarbeitungen ist ein externer DSB eine attraktive Option.
Leistungen des Datenschutzbeauftragten im Überblick
Ein professioneller Datenschutzbeauftragte (extern) bietet Ihnen ein umfassendes Leistungspaket, welches z.B. so aussieht:
- Initiale Bestandsaufnahme & Datenschutz-Check
- Erstellung & Pflege von Verfahrensverzeichnissen
- Schulung von Mitarbeitenden
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
- Prüfung & Gestaltung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (AVV)
- Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden
- Laufende Beratung und Support im Tagesgeschäft
- Dokumentation aller datenschutzrelevanten Maßnahmen
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Rechtliche Grundlagen für externe Datenschutzbeauftragte
Ein externer Datenschutzbeauftragter unterliegt denselben rechtlichen Anforderungen wie ein interner. Die wichtigsten Regelwerke sind:
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu)
- Erwägungsgründe 97 bis 98 der DSGVO
- Art. 37–39 DSGVO – Aufgaben, Stellung, Benennung
- § 38 BDSG-neu – nationale Ergänzungen zur DSGVO
Auch externe DSBs unterliegen der Verschwiegenheitspflicht, dürfen nicht weisungsgebunden sein und müssen über umfassende Fachkenntnisse verfügen.
Worauf sollte man bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten achten?
Folgende Kriterien helfen bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters:
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- 🔍 Zertifizierungen & Nachweise (z. B. TÜV, DEKRA, IHK)
- 🧠 Juristische und technische Fachkenntnisse
- 💬 Erreichbarkeit und Reaktionszeit
- 📁 Transparente Dokumentation der Leistungen
- 🧩 Branchenerfahrung (z. B. Gesundheitswesen, IT, Handel)
Die Bestellung erfolgt schriftlich und muss dokumentiert werden. Sie sollte alle wesentlichen Pflichten und Verantwortlichkeiten enthalten.
Wer kann Datenschutzbeauftragter werden?
Ein Datenschutzbeauftragter kann sowohl intern als auch extern bestellt werden – wichtig ist jedoch, dass er über die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügt. Geeignet sind Personen mit fundierten Kenntnissen im Datenschutzrecht, IT-Sicherheit sowie in der praktischen Umsetzung der DSGVO. Mitarbeiter aus der IT-, Rechts- oder Compliance-Abteilung kommen häufig infrage, dürfen jedoch keine Interessenkonflikte haben. Auch externe Datenschutzbeauftragte – etwa spezialisierte Dienstleister oder Juristen – sind eine beliebte Lösung, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Entscheidend ist, dass der Datenschutzbeauftragte unabhängig arbeitet und regelmäßig weitergebildet wird.
Für wen ist ein Datenschutzbeauftragter (extern) da
Ein externer Datenschutzbeauftragter betreut kleine und mittelständische Unternehmen, Handwerksbetriebe, Arztpraxen, Kanzleien, Online-Shops, IT-Dienstleister, soziale Einrichtungen und viele mehr. Ob Start-up oder etabliertes Unternehmen – der Datenschutzbeauftragte passt seine Datenschutzlösungen individuell an Ihre Anforderungen an.
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DSGVO-konform durchstarten – mit einem starken Partner
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Fazit: Externer Datenschutzbeauftragter – eine professionelle Lösung für DSGVO-konformen Datenschutz
Der externe Datenschutzbeauftragte ist für viele Unternehmen und Organisationen eine effiziente, rechtssichere und kostentransparente Lösung, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Mit umfassender Fachkenntnis, objektivem Blick von außen und klar definierter Rolle bietet er sowohl rechtlichen Schutz als auch organisatorische Entlastung.
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